[경리 가이드] 증빙서류 종류와 보관 방법 완벽 정리

1. 증빙서류란 무엇이며 왜 중요한가?

회계에서 말하는 '증빙'은 곧 '증거'를 의미합니다. 제3자가 보았을 때 "아, 정말 이 용도로 돈을 썼구나"라고 인정할 수 있는 모든 자료가 증빙이 됩니다.

증빙이 중요한 이유는 바로 "돈이 정말 나갔는가?"를 증명하기 위해서입니다. 증빙 없이 말로만 지출을 주장하면 회사나 국가는 이를 비용으로 인정해주지 않기 때문입니다.

2. 증빙서류의 종류 한눈에 보기

증빙서류는 그 성격에 따라 정규 증빙과 일반 증빙 등으로 나뉩니다. 주요 종류를 표로 정리해 보았습니다.

3. 상황별 주요 증빙 활용법

① 빈번한 거래 시: 거래명세서와 월합계 세금계산서

동일한 업체와 자주 거래할 때 매번 세금계산서를 끊는 것은 번거롭습니다. 이럴 때는 매 거래 시 거래명세서를 주고받은 뒤, 한 달 치를 합쳐서 월합계 세금계산서를 발행하면 효율적입니다.

② 외상 거래 시: 입금표

물품을 먼저 받고 나중에 돈을 보낼 때는 대금 지급 사실을 증명하는 입금표가 필요합니다. 다만, 폰뱅킹이나 무통장 입금을 했다면 송금 영수증이 입금표 역할을 대신하므로 별도로 챙기지 않아도 됩니다.

③ 공공요금: 청구서의 이중 기능

전기요금이나 전화요금 청구서는 대금 청구서인 동시에, 납부 후에는 영수증(입금표)의 기능을 합니다. 특히 사업자등록번호와 세액이 구분되어 있다면 세금계산서로도 인정받을 수 있습니다.

4. 증빙서류 보관 및 관리 원칙

증빙서류를 잘 챙기는 것만큼 중요한 것이 바로 보관입니다.

• 보관 기간: 모든 증빙서류는 5년 동안 의무적으로 보관해야 합니다.

• 보관 방법: 세금계산서와 계산서는 별도로 관리하고, 일반 영수증은 관련 전표 뒷면에 부착하여 일자순으로 정리하는 것이 기본입니다.

경리 업무의 시작과 끝은 '증빙'이라고 해도 과언이 아닙니다. 클로브AI를 통해서 업무 효율을 높이고, 더 효율적으로 회사의 재무를 관리해보세요.