건설공사 계약 필수 구비서류 20선 가이드: 계약 체결부터 착공까지 리스크 없는 서류 관리법

건설공사 계약은 일반적인 물품 구매 계약과 달리 사업자의 면허 적격성, 현장 기술자 배치, 각종 보증보험 가입 여부를 촘촘하게 검토하는 과정입니다. 특히 2026년 강화된 근로감독 및 하도급법에 따라 노무비 구분 지급 합의서나 임금지급 서약서 등이 누락될 경우 계약 무효는 물론 최대 500만 원의 과태료 리스크가 발생할 수 있습니다.

ERP에 현장 데이터를 등록하기 전, 반드시 구비해야 할 단계별 필수 서류 20종을 정리해 드립니다.

1. 공사 계약 단계별 필수 서류 (20개 항목)

서류의 유효기간(보통 10일~3개월 이내)이 지나면 접수가 거부되므로 발행 일자를 반드시 확인해야 합니다.

1.1 법인 및 사업자 기본 서류 (6종)

기업의 실체를 증명하는 기본 서류입니다.

• 사업자등록증 사본, 법인등기부등본(10일 이내), 법인인감증명서(3개월 이내)

• 사용인감계, 국세/지방세 완납증명서, 통장사본(일반 및 노무비 전용)

1.2 건설업 자격 및 기술자 서류 (4종)

면허의 적격성과 현장 배치 인력을 증명합니다.

• 건설업 등록증 및 면허수첩 사본: 공종 일치 여부 확인 필수

• 현장대리인계: 자격증 사본, 재직증명서, 경력증명서 포함

1.3 보증 및 보험 관련 서류 (5종)

금전적 사고와 인명 사고에 대한 담보를 증명합니다.

• 계약이행보증서: 계약 금액의 10~20% 담보

• 근로자재해보장책임보험(근재보험): 산재보험 외 별도 가입 여부 확인

• 공사보험증권, 선급금보증서, 하자보수보증서(준공 시)

1.4 계약 및 약정 서류 (5종)

최근 근로감독에서 가장 중요하게 보는 상생 및 노무 관리 서류입니다.

• 공사도급계약서, 청렴계약서약서

• 노무비 구분지급 합의서, 임금지급 서약서, 하도급대금 직접지급 서약서

2. 실무자용 단계별 제출 타임라인

서류 준비의 핵심은 '타이밍'입니다. 낙찰 직후부터 착공 전까지 순차적으로 진행하셔야 합니다.

3. ERP를 활용한 서류 관리 및 리스크 방지

수많은 서류를 현장별 폴더에만 넣어두면 유효기간 만료나 누락을 파악하기 어렵습니다. ERP로 통합 관리해보세요.

4. 실무 주의사항 및 체크리스트

• 공종 확인: 건설업 등록증상의 업종이 발주 공사 내용과 일치하는가?

• 인감 확인: 모든 서류에 날인된 인감이 법인인감(또는 등록된 사용인감)과 일치하는가?

• 전용 계좌: 노임 수령을 위한 '노무비 전용 통장'을 별도로 개설했는가?

• 디지털 보관: 모든 원본 서류를 스캔하여 현장별 독립 폴더에 업로드했는가?

자주 묻는 질문(FAQ)

종이 계약서 대신 전자 계약을 할 때도 서류가 똑같나요?

네, 동일합니다. 다만 나라장터나 전자 조달 시스템을 이용할 경우 사업자등록증이나 등본 등 일부 서류는 시스템상에서 자동으로 조회되어 생략될 수 있으나, 보증서나 서약서는 별도로 첨부해야 합니다.

현장대리인을 다른 현장과 겹치게 배치해도 되나요?

원칙적으로 1인 1현장 배치가 원칙입니다. 다만, 일정 금액 미만의 소규모 공사이고 현장이 인접한 경우 발주처의 승인을 얻어 예외적으로 중복 배치가 가능할 수 있으나, 승인 없이 진행할 경우 공사 중지 사유가 됩니다.

완벽한 서류 구비는 시공 능력만큼이나 중요한 건설사의 역량입니다. 스타트업/중소기업 맞춤 평생무료 ERP인 클로브AI(Clobe.ai)와 함께 현장별 구비서류 디지털 아카이빙, 서류 유효기간 자동 알림, 기술자 투입 현황 관리 시스템을 구축하세요.

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