공사 발주서는 발주자가 시공사(또는 하도급사)에게 특정 공사를 공식적으로 의뢰하고, 그 대가와 기간을 확약하는 문서입니다. 이는 건설업에서 모든 현장 원가 관리의 기초 데이터가 되며, 향후 체결될 본 계약서의 핵심 내용을 선행 결정하는 역할을 합니다. 발주서에 공사 범위나 금액, 기간이 불분명할 경우 공기 지연에 따른 배상 문제나 원가 왜곡이 발생할 수 있습니다.
ERP 시스템에서 현장 코드를 부여하기 전, 가장 먼저 정확하게 작성되어야 할 발주서 관리 실무를 정리해 드립니다.
1. 공사 발주서 필수 구성 요소 및 작성 팁
발주서는 단순한 요청서가 아닌, 법적 구속력을 갖는 계약의 근거 자료이므로 다음 항목들을 구체적으로 기재해야 합니다.
1.1 금액 및 부가세 표기
원칙: 공급가액과 부가세를 반드시 별도로 표기하여 총 계약 금액의 혼동을 방지해야 합니다.
지급 조건: 계약금, 중도금(기성금), 잔금의 비율과 지급 시점(예: 기성 검사 후 14일 이내)을 명시합니다.
1.2 공사 기간(공기) 명시
착공 및 준공일: 단순한 '연도'가 아닌 정확한 날짜를 기재하여, 공기 연장 시 발생하는 간접비 분쟁에 대비해야 합니다.
1.3 특약 사항 및 하도급 조항
하도급 제한: 무분별한 재하도급으로 인한 부실시공과 근로감독 리스크를 막기 위해 '발주자 사전 승인 없는 하도급 금지' 조항을 넣는 것이 안전합니다.
2. 현장별 발주서 디지털 아카이빙 워크플로우
현장별 독립 장부 운영을 위해 발주서부터 체계적으로 폴더 구조를 정립해야 합니다.
📁 (예) 현장_2026_서울A아파트
📄 01_발주서_시공사명_날짜.pdf (양측 직인 날인본)
📄 02_계약서_최종본.pdf (발주서 내용을 바탕으로 체결된 본 계약)
📄 03_설계도면_공사시방서.pdf (발주 내역의 기술적 근거)
📄 04_변경계약서_증액분.pdf (설계 변경 등에 따른 추가 발주 내역)
3. ERP 연동을 통한 원가 관리 자동화
발주서가 승인되는 즉시 ERP 시스템에 해당 데이터를 입력하면 원가 관리의 절반이 완성됩니다.
단계 | 실무 처리 프로세스 | 기대 효과 |
발주 입력 | 발주서 금액을 ERP '현장 코드'에 입력 | 현장별 확정 원가(예산) 수립 |
기성 관리 | 발주서의 지급 조건에 맞춰 기성 청구 유도 | 자금 집행 계획 자동화 |
원가 비교 | 실행 원가 vs 발주 금액 실시간 대조 | 예산 초과 리스크 사전 방지 |
4. 실무자용 공사 발주 체크리스트
발주서를 발송하기 전, 아래 항목을 최종 점검하십시오.
사업자 정보: 시공사의 건설업 등록증 유효 여부 및 사업자 번호 대조
공사 범위: 물량 산출서 및 설계 도서와 발주 내용의 일치 여부
날인 확인: 발주자와 시공자 양측의 법인 인감(또는 사용인감) 날인 여부
부속 서류: 하자보수이행증권 또는 지급보증서 제출 요구 명시 여부
자주 묻는 질문(FAQ)
발주서만 있고 계약서를 안 써도 법적 효력이 있나요?
발주서에 양측의 날인이 있고 공사 금액, 기간 등 핵심 조건이 명시되어 있다면 그 자체로 '낙성 계약'으로서 법적 효력을 갖습니다. 하지만 건설업의 특수성(지체상금, 하자보수 등)을 고려할 때 표준 공사 계약서를 별도로 체결하는 것이 분쟁 예방에 훨씬 유리합니다.
공사 중 금액이 바뀌면 발주서를 다시 써야 하나요?
금액 변동이 크다면 '변경 발주서' 또는 '변경 계약서'를 반드시 작성해야 합니다. 이를 생략하고 구두로만 합의할 경우, 나중에 세금계산서 발행 시 합계액 불일치로 세무 조사의 타깃이 되거나 대금 청구 시 갈등이 생길 수 있습니다.
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