월말이 되면 어김없이 찾아오는 일이 있어요. 법인카드 내역서를 열고, 한 달간 쌓인 수십 건의 거래를 하나씩 훑어보는 일. "커피 3,500원, 이건 누가 쓴 거지?" "편의점 15,000원, 간식인가 사무용품인가?" "택시 28,000원, 어느 팀이지?" 화면을 내릴수록 중얼거림이 늘어나고, 내역서를 절반쯤 봤을 때 시계를 보면 이미 한 시간이 훌쩍 지나 있습니다.
특히 직원이 여러 명인 회사라면 상황이 훨씬 복잡해져요. 영업팀, 개발팀, 기획팀 직원들이 하나의 법인카드를 돌려 쓰다 보면, 내역서만으로는 누가 언제 뭘 샀는지 도무지 구분이 안 됩니다. 결국 하나하나 메신저로 물어봐야 하는데, 직원도 3주 전 자기가 편의점에서 뭘 샀는지 기억하지 못해요. "그거 저 아닌 것 같은데요"라는 답이 돌아오면, 이제 내역서를 잡고 탐정 놀이를 해야 하죠.
매달 이 작업에 얼마나 시간을 쓰고 계세요? 경리 담당자가 카드 내역 정리만으로 반나절을 보내고 있다면, 그건 사람의 문제가 아니라 프로세스의 문제예요. 오늘은 이 프로세스를 근본적으로 바꿔서, 법인카드 정리를 10분 안에 끝내는 방법을 함께 정리해볼게요.
카드 내역서, 왜 정리가 유독 어려울까
법인카드 내역서는 구조적으로 '관리자에게 불친절한' 문서예요. 은행은 결제가 이루어진 가맹점명만 기록하기 때문에, "편의점", "마트", "택시"라는 건조한 한 단어만 덩그러니 적혀 있거든요. 은행 입장에서는 거래처만 알면 충분하지만, 회사 관리자의 입장에서는 이 정보만으로 아무것도 판단할 수 없습니다. 같은 편의점 결제라도 손님 접대용 음료를 산 건지, 야근 간식을 산 건지, 복사 용지를 산 건지에 따라 비용 성격이 완전히 달라지니까요.
결국 문제의 본질은 이거예요. 카드 내역서가 제공하는 정보의 수준과, 실무에서 필요한 분류의 수준 사이에 커다란 간극이 있다는 것. 그 간극을 사람의 기억력과 시간으로 메우고 있으니 매달 고통스러운 겁니다.
그렇다면 이 간극을 최소한의 시간으로 메울 수 있는 방법은 없을까요?
10분 안에 끝내는 3가지 분류 원칙
1️⃣ 비용 카테고리를 4~20개 사이로 정해두세요
분류 기준이 없는 상태에서 내역서를 펼치면, 매번 "이건 뭘로 잡지?"를 처음부터 고민하게 돼요. 반대로 카테고리가 30개, 40개로 지나치게 세분화되어 있으면 분류 자체에 시간이 오래 걸리죠. 대부분의 중소기업은 인건비, 마케팅비, 임차료 및 통신비, 교통 및 회의비, 사무용품비, 기타 정도면 충분합니다. 이 정도 분류만으로도 "우리 회사 지출의 큰 그림"이 보이기 시작해요.
2️⃣ 카드사가 이미 분류해놓은 정보를 먼저 활용하세요
내역서를 자세히 보면 카드사가 "카페", "음식점", "주유소", "택시" 같은 업종 분류를 이미 해놓은 경우가 많아요. 이 정보를 그냥 무시하고 처음부터 직접 판단하려는 분들이 의외로 많은데, 카드사의 분류를 1차 기준으로 깔아두면 판단 속도가 몇 배는 빨라집니다. "택시"라고 적혀 있으면 거의 확실히 교통비예요. 고민할 필요가 없는 거래까지 하나하나 들여다보는 게 시간을 잡아먹는 원인이거든요.
3️⃣ 애매한 것만 깊게 파고, 나머지는 넘기세요
모든 거래를 100% 정확하게 분류하겠다는 완벽주의가 오히려 시간을 잡아먹어요. 사실 전체 거래의 80~90%는 보는 순간 답이 나옵니다. 편의점은 간식이나 사무용품, 식당은 회의비, 주유소는 교통비. 이렇게 자명한 거래는 5초 안에 넘기고, "이건 진짜 뭐지?" 싶은 나머지 10~20%에만 시간을 투자하세요. 애매한 건만 담당자에게 확인 메시지를 보내면, 전체 정리 시간이 극적으로 줄어듭니다.
원칙은 알겠는데, 실제로 내역서를 펼쳤을 때 어떤 흐름으로 작업하면 될까요?
여러 직원이 쓰는 카드, 이렇게 관리하세요
카드 사용 내역의 분류보다 더 큰 문제가 "이거 누가 쓴 건데?"라는 물음이에요. 이 질문이 반복되는 이유는 처음부터 '사용자 구분 체계'가 없기 때문입니다.
요즘 신한카드, KB국민카드 등 대부분의 카드사 앱에서는 카드별로 사용자를 설정할 수 있어요. 한 장의 법인카드라도 앱에서 별명을 지정해두면, 내역서에 자동으로 사용자가 표시됩니다. 이 설정 하나만으로 "이거 누가 쓴 거예요?"라는 메시지의 절반 이상이 사라져요.
월말 정산 때 직원들에게 영수증을 미리 정리해서 제출하도록 요청하는 것도 효과적이에요. 영수증 사진을 찍어 공유 폴더에 올리는 규칙을 정해두면, 관리자가 내역서와 영수증을 대조하는 시간이 크게 줄어들거든요. 결국 법인카드 정리의 병목은 '정보가 부족한 상태에서 혼자 추리해야 하는 구간'인데, 이 구간을 미리 줄여놓는 게 가장 확실한 해결책입니다.
이것만은 하지 마세요
❌ "나중에 정리하겠지" 하고 미루는 것. 미루면 미룰수록 기억은 흐려지고, 3주 전 거래에 대해 담당자에게 물어봐야 하는 민망한 상황이 생겨요. 거래 건수가 적을 때 바로 잡는 게 가장 빠릅니다.
❌ "작은 금액이니까 괜찮겠지" 하고 넘기는 것. 3,000원짜리 커피를 매일 마시면 월 6만 원, 연 72만 원이에요. 작은 금액도 쌓이면 무시할 수 없는 비용이 되고, 분류를 건너뛴 소액 거래가 많아질수록 나중에 전체 내역의 신뢰도가 떨어집니다.
❌ 한 사람이 모든 카드의 모든 거래를 일일이 확인하려는 것. 이렇게 하면 그 한 사람의 오후가 통째로 사라져요. 각 직원이 자기 거래를 실시간으로 확인하고 메모를 남기는 구조를 만드는 게 훨씬 현실적입니다.
여기까지 읽으셨다면 "10분이면 가능하겠다"는 감이 오실 텐데, 사실 그 10분마저 아낄 수 있는 방법이 있습니다.
매달 10분도 아깝다면, 자동화하세요
무료 자금 관리 솔루션 클로브AI는 법인카드 거래가 들어올 때마다 AI가 가맹점명과 결제 패턴을 분석해서 자동으로 카테고리를 판단해요. "스타벅스 3,500원"이 들어오면 별도의 조작 없이 "간식비"로 분류되고, "주유소 85,000원"은 "교통비"로 잡히죠. 사장님이 할 일은 혹시 잘못 분류된 건이 있는지 가끔 확인하는 것뿐이에요.
더 편한 점은, 한 번 분류를 수정하면 클로브가 그 패턴을 학습한다는 거예요. "이 가맹점 결제는 간식비가 아니라 회의비야"라고 한 번만 고쳐주면, 이후 같은 가맹점에서의 결제는 모두 회의비로 자동 분류됩니다. 쓰면 쓸수록 정확해지는 구조이기 때문에, 첫 달에는 10건 정도 수정이 필요했다면 두 번째 달에는 2~3건, 세 번째 달부터는 거의 손댈 것이 없어져요.
법인카드 내역서를 받을 때마다 한숨부터 나왔다면, 그 시간을 사장님이 진짜 집중해야 할 일에 돌려보세요. 복잡한 분류는 AI에게 맡기면 됩니다.