직원 차량 주유비, 비과세 혜택 받는 비용 처리 방법!

유연근무와 거점 오피스가 보편화된 2026년 경영 환경에서 직원 개인 차량의 업무 활용은 필수적인 요소가 되었습니다.

하지만 법인 소유가 아닌 개인 차량에 대한 유류비와 통행료 정산은 명확한 기준이 없으면 회사와 직원 모두에게 세무적 부담을 줄 수 있습니다. 증빙이 불명확할 경우 사적 사용으로 간주되어 비용 처리가 부인될 리스크가 크기 때문입니다.

1. 자가운전보조금 vs 실비 정산: 선택의 기준

직원 차량 업무 사용에 대한 보상 방식은 크게 두 가지로 나뉩니다. 각 방식의 세무적 특성을 이해하는 것이 중요합니다.

1.1 월 20만원 비과세: 자가운전보조금

자가운전보조금은 직원이 본인 차량을 업무에 사용하는 대가로 매달 정액을 지급하는 방식입니다.

• 비과세 혜택: 월 20만원까지 근로소득에서 제외되어 직원과 회사 모두 세금 및 4대 보험료 절감 효과가 있습니다.

• 지급 조건: 직원 본인 명의(또는 배우자 공동명의) 차량이어야 하며, 실제 업무에 사용되어야 합니다.

자가운전보조금을 지급하면서 별도로 실제 발생한 유류비를 실비로 중복 지급하면 안 됩니다. 중복 지급 시 실비는 과세 대상 급여로 포함됩니다.

1.2 실제 발생 비용 정산 (실비 정산)

영수증을 기반으로 사용한 만큼 비용을 보전해 주는 방식입니다.

• 정확한 보상: 유가 변동이나 장거리 출장 등에 유연하게 대응할 수 있어 직원의 체감 만족도가 높습니다.

신용카드 영수증, 하이패스 내역 등 적격 증빙이 필수입니다. 업무 관련성을 입증하기 위해 운행 기록부 작성이 권장됩니다.

2. 유류비 단가 산정의 합리적 공식

실비 정산을 채택할 경우, 주유 영수증을 그대로 처리하기보다 '주행 거리'에 비례한 유류비를 산정하는 것이 세무적으로 더 명확합니다.

유류비 산정 공식

• 유류비 = 주행거리 * (평균 유가 / 표준 연비)

• (예: 100km 주행 * (1,600원 / 10km/L) = 16,000원)

3. 관리 효율을 높이는 운영 팁

2026년에는 모바일 앱을 통한 운행 기록 자동화 솔루션이 보편화되었습니다.

수기 작성을 대신하여 GPS 기반의 주행 기록을 활용하면 증빙의 객관성을 확보하고 관리 리스크를 최소화할 수 있습니다. 특히 회사 내규에 지급 기준(자가운전보조금 여부, 단가 산정 방식 등)을 명확히 명시해야 추후 세무 조사 시 원활한 소명이 가능합니다.

❓ 자주 묻는 질문 (FAQ)

Q1. 자가운전보조금 20만원을 주고, 주차비와 통행료만 별도 실비 정산할 수 있나요?

네, 가능합니다. 유류비를 제외한 통행료와 주차비는 실비 변상적 성격의 실비로 별도 처리가 가능하며, 이 경우에도 자가운전보조금의 비과세 혜택은 유지됩니다.

Q2. 직원 본인이 아닌 가족 명의 차량을 업무에 사용해도 비과세가 되나요?

원칙적으로 불가능합니다. 본인 단독 명의 또는 배우자와의 공동 명의 차량인 경우에만 자가운전보조금 비과세 적용이 가능합니다. 부모님이나 형제 명의 차량은 지급은 가능하나 전액 과세 급여로 처리됩니다.

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