많은 기업이 업무 생산성을 높이기 위해 고가의 관리 시스템을 도입합니다. 하지만 막상 실무 현장을 들여다보면, 모니터 화면에는 여전히 엑셀 파일이 띄워져 있는 경우가 많습니다.
시스템은 시스템대로 운영하고, 실제 보고와 관리는 엑셀로 따로 하는 '이중 작업'이 발생하는 것입니다. 이는 단순한 실무자의 습관 문제가 아니라, 조직의 데이터 프로세스에 구조적인 결함이 있다는 신호입니다. 왜 우리 조직은 자동화 시스템을 두고도 수기 관리에서 벗어나지 못하는지, 그 3가지 핵심 원인을 진단했습니다.
1. 표준화된 프로세스 부재
엑셀의 장점은 ‘모든 걸 자유롭게 바꿀 수 있다’는 점이지만, 그 자유가 오히려 시스템 도입을 막는 걸림돌이 되곤 합니다.
자동화 시스템은 정의된 규칙과 절차를 따라야 작동합니다. 그런데 현장에서는 이런 말이 종종 나옵니다.
“이번 매출은 다음 달 실적으로 처리하자.”
“이건 예외니까 별도로 표기해 두자.”
이렇게 예외 상황이 잦은 조직일수록 ‘경직된 시스템’이 불편하게 느껴집니다. 결국 시스템에서 데이터를 내보내 다시 엑셀로 가공하는 비효율적인 수작업 루프가 반복됩니다. 이건 유연함이 아니라, 데이터 관리 원칙의 부재입니다.
2. 시스템들이 서로 연결되어 있지 않다
영업관리 시스템과 회계 프로그램이 따로 돌아간다면 어떻게 될까요? 결국 담당자가 엑셀로 데이터를 내려받아 양식을 바꾸고, 그걸 다시 다른 시스템에 업로드해야 합니다.
이때 엑셀은 두 시스템 사이의 브릿지 역할을 하게 됩니다. 하지만 이런 구조에서는 실무자가 데이터를 분석하기보다, 단순히 이관하는 일에 대부분의 시간을 쓰게 됩니다.
툴이 많아질수록 아이러니하게도 엑셀 의존도는 더 높아지는 겁니다.
3. 개인이 통제 가능한 ‘비공식 데이터’를 선호한다
경영진이 보는 대시보드 수치와 팀장의 엑셀 파일 수치가 다른 경우, 생각보다 많습니다. 왜일까요? 시스템을 신뢰하지 않거나, 혹은 ‘내가 직접 관리해야 안심된다’는 심리가 작용하기 때문입니다.
시스템에 데이터를 입력하면 정보가 전사적으로 공개됩니다. 이 투명성이 오히려 부담스러운 관리자는 자신의 PC 안 엑셀 파일에만 ‘진짜 데이터’를 저장하려 합니다.
“시스템 숫자는 참고만 하시고, 정확한 건 제 파일에 있습니다.” 이 말이 반복된다면, 그 조직의 디지털 전환은 사실상 실패한 셈입니다.
엑셀은 '분석 도구'일 뿐 '데이터베이스'가 아닙니다
엑셀은 훌륭한 개인용 분석 툴이지만, 기업의 핵심 데이터가 개인 PC 안에서만 관리된다면 그건 자산이 아닙니다.
조직 차원의 데이터 경영은 표준화와 투명성에서 시작됩니다. 예외를 줄이고, 하나의 시스템 위에서 모든 데이터가 흐르게 해야 합니다.
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