[경리 실무] 엑셀 작업 속도 2배 높이는 필수 함수 & 기능 가이드 (SUM, SUBTOTAL, 필터)

경리 실무의 핵심, 엑셀을 더 똑똑하게 활용하는 방법

경리 업무를 하다 보면 방대한 양의 카드 내역이나 비용 데이터를 다뤄야 할 때가 많습니다. 단순히 데이터를 입력하는 것을 넘어, 얼마나 빠르고 정확하게 정리하느냐가 업무 효율을 결정짓는데요. 오늘은 실무에서 매일 쓰이는 핵심 엑셀 기능들을 정리해 보았습니다.

1. 기초 세팅: 순번 입력과 서식 복사

데이터가 많을 때는 가장 먼저 '순번'을 매겨 전체 흐름을 파악하는 것이 중요합니다.

• 순번 자동 입력: 1, 2를 입력한 후 두 셀을 선택해 오른쪽 하단 모서리를 더블 클릭하면 데이터 끝까지 번호가 자동으로 채워집니다.

• 서식 복사: 기존 항목의 배경색이나 글꼴을 그대로 가져오고 싶을 때 '서식 복사' 아이콘을 클릭한 후 적용할 셀을 선택하면 디자인을 일일이 맞출 필요가 없습니다.

2. 가독성 높이기: 틀 고정과 셀 서식

데이터가 수백 줄을 넘어가면 화면을 내릴 때 항목명이 보이지 않아 헷갈리기 쉽습니다.

• 틀 고정: 고정하고 싶은 행의 바로 아래 셀을 선택한 후 [보기] > [틀 고정]을 설정하세요. 화면을 아무리 내려도 제목 행이 고정되어 데이터 확인이 훨씬 편해집니다.

• 사용자 지정 서식: 숫자 뒤에 '건'이나 '원' 같은 단위를 붙이고 싶을 때, 직접 입력하면 숫자로 인식되지 않아 계산이 안 됩니다. [셀 서식] > [사용자 지정]에서 #"건" 형식을 활용해 보세요.

3. 계산의 정석: SUM vs SUBTOTAL

단순 합계와 필터링된 합계는 구분해서 사용해야 합니다.

• SUM: 전체 데이터의 합계를 구할 때 사용합니다.

• SUBTOTAL: 필터 기능을 사용할 때 필수입니다. 특정 항목(예: 도서인쇄비)만 골라냈을 때, 화면에 보이는 데이터의 합계만 자동으로 계산해 주기 때문입니다.

• COUNT: 숫자가 포함된 셀의 개수를 세어 전체 건수를 파악할 때 유용합니다.

4. 데이터 분석의 꽃: 필터 활용

[정렬 및 필터] > [필터]를 적용하면 계정 과목별, 부서별로 원하는 내역만 쏙쏙 골라볼 수 있습니다. 이때 앞서 언급한 SUBTOTAL 함수를 하단에 미리 걸어두면, 필터를 바꿀 때마다 해당 항목의 합계가 실시간으로 업데이트되어 보고서 작성이 매우 빨라집니다.

📊 경리 엑셀 업무 프로세스 시각화

마치며: 정확한 데이터가 신뢰를 만듭니다

경리 실무에서 엑셀은 단순한 도구가 아니라 업무의 정확도를 증명하는 수단입니다. 오늘 소개해 드린 기능들은 아주 기초적이지만, 익숙해지면 업무 시간을 획기적으로 줄여줄 것입니다. 특히 2025년 연말정산이나 결산 시즌을 대비해 이러한 기초 데이터 정리 습관을 들여두시면 훨씬 수월하게 업무를 마무리하실 수 있습니다.

작은 팁 하나가 여러분의 퇴근 시간을 앞당겨 주기를 바랍니다.