[경리 실무] 초보 경리라면 꼭 알아야 할 지출 증빙 총정리

경리 업무의 핵심 중 하나는 바로 '지출 증빙'입니다. 어떤 비용을 썼을 때 어떤 서류를 챙겨야 하는지 헷갈리는 초보 경리분들을 위해, 반드시 알아야 할 핵심 내용을 정리했습니다.

1. 업무추진비 증빙, 수취 의무와 기준 금액 확인하기

업무추진비는 일반 비용보다 증빙 규정이 까다롭습니다. 주의사항을 살펴봅시다.

• 경조사비 한도 확대: 기존 10만 원에서 20만 원으로 확대되었습니다. 20만 원 이하까지는 청첩장이나 부고장 등으로 증빙이 가능합니다.

• 국외 지역 업무추진비: 현금 외에 지출 수단이 없는 국외 지역에서의 지출은 법정 증빙 수취 의무에서 예외를 인정받을 수 있습니다.

• 법인카드 사용 필수: 건당 3만 원(경조사비 20만 원)을 초과하는 업무추진비는 반드시 법인카드를 사용해야 합니다. 개인카드를 사용하면 손금으로 인정받지 못하니 주의하세요!

2. 거래 유형별 맞춤 증빙 가이드

거래 금액과 유형에 따라 챙겨야 할 서류가 달라집니다. 아래 표를 통해 한눈에 확인해 보세요.

3. 놓치기 쉬운 상황별 증빙 요령

일반적인 거래 외에도 실무에서 자주 발생하는 특수 상황들의 증빙 방법입니다.

✅ 사업자가 아닌 개인과 거래할 때

계약서, 거래명세표 등 제반 증빙서류와 함께 대금 지급 내역(입금증)을 갖춰야 합니다. 개인과의 거래는 법정 증빙서류 수취 의무가 없습니다.

✅ 기부금 및 회비 지출

• 기부금: 기부금 영수증과 입금증을 챙기세요.

• 회비/공과금: 입금증과 법인 사규 규정을 근거로 삼습니다. 이는 재화나 용역의 공급 거래가 아니기 때문입니다.

✅ 상품권 구입 및 사용

• 구입 시: 별도의 증빙 의무는 없으나, 업무추진비로 사용한다면 신용카드 매출전표를 수취해야 손금으로 인정됩니다.

• 사용 시: 실제 물건을 살 때는 세금계산서나 현금영수증 등을 받아야 합니다.

✅ 의료비 지원

법인이 부담하는 의료비는 의료기관이 법인인 경우 계산서를, 개인인 경우 사업소득으로 원천징수하여 영수증을 관리합니다.