법인을 세웠지만 경리를 둘 여유까지는 없는 대표가 적지 않습니다. "경리 없이도 가능한가요?", "혼자서 회계를 다 봐야 하나요?", "엑셀로 충분한가요?" 같은 질문들이 1인 법인 커뮤니티에서 반복되는 이유도 그 때문이죠.
물론, 경리가 없어도 경영 자체는 가능합니다. 다만 체계가 필요합니다. 대표 본인이 최소한의 자금 관리 루틴을 만들어 따르면, 현금 상황을 정확히 파악할 수 있고 세무 신고도 어렵지 않게 해낼 수 있습니다.
이 글에서는 경리 없는 1인 법인 대표가 시간 단위별로 직접 실행할 수 있는 자금 관리 루틴을 정리했습니다.
경리를 안 두는 이유, 그리고 그 대가
1인 법인 대부분의 월 매출은 1천~5천만 원 수준입니다. 여기서 경리 인건비 150~200만 원을 부담하면 경영 압박이 커지기 때문에, 초기에는 대표가 직접 자금을 관리하는 경우가 많습니다.
대가는 시간입니다. 영수증을 모으고, 카테고리별로 분류하고, 달마다 정리하고, 분기마다 세무 신고를 준비하는 일이 전부 대표의 몫이 됩니다. 영업에 써야 할 시간이 장부 정리에 빠지는 악순환이 반복되는 것이죠. 따라서 1인 법인 대표에게 남은 선택은, 가능한 한 효율적인 자금 관리 루틴을 만드는 것입니다.
일일 자금 관리: 아침 5분의 습관
가장 기본이 되는 작업은 일일 자금 확인입니다. 매일 아침 출근길에 은행 앱을 열어 지난 24시간 거래를 훑어봅니다. 나간 내역이 있으면 간단히 메모해 둡니다.
• "10시 30분, 법인카드 커피 5,000원"
• "11시 45분, 계좌이체 외주비 50만 원"
이렇게 매일 확인하는 이유는 크게 두 가지인데요. 그 중 첫 번째는 ‘이상 거래 감지’입니다. 이체 건수가 많아지고, 거래 내역이 복잡해질 수록 통장에서 본 목록이 가물가물해지는 순간이 금방 찾아옵니다. 때문에 이런 작은 메모들은 본인이 모르는 결제나 부정 사용이 있는지 걸러낼 수 있는 좋은 단서가 됩니다.
또 다른 하나는 심리적 안정감입니다. 잔액 변화를 매일 확인하다 보면 흐름이 예측 가능해지고, 막연한 불안이 줄어듭니다. 언제 어떤 식으로 돈이 나가고 들어오는지를 손으로 적으면서 깨닫고, 그 과정에서 어렴풋하게나마 회사 사정을 가늠할 수 있게 됩니다.
주간 자금 정리: 영수증 분류
매일 통장을 확인하는 것만으로 세무 신고까지 대비할 수 있을까요? 그렇지 않습니다. 일주일에 한 번, 영수증을 정리하는 시간이 필요합니다.
일요일 저녁이나 월요일 아침에 15분을 투자해서 이번 주 영수증을 카테고리별로 나눕니다. 1인 법인이 최소한으로 관리해야 할 분류 기준은 다음과 같습니다.
식비(업무 관련 식사, 회의비
교통비(택시, 대중교통, 주차)
사무용품 및 도서
외주비(프리랜서, 협력사 비용)
마케팅 비용
기타 운영 비용
분류한 내역은 엑셀에 한 줄씩 입력합니다. "월요일 스타벅스 커피 4,500원 / 식비", "수요일 택시 15,000원 / 교통비" 같은 방식입니다.
이 작업을 매주 해두면, 세무 신고 시즌에 3개월치를 한꺼번에 뒤질 필요가 없습니다. 세무서에서는 비용 증빙용 영수증을 요구하기 때문에, 미리 정리해두는 것이 결국 시간을 아끼는 방법입니다.
월간 자금 리뷰: 수입과 지출의 균형 점검
주간 영수증이 쌓이면, 월 단위로 전체 그림을 점검할 차례입니다. 매달 말이나 다음 달 초, 30분을 들여서 이번 달 현금흐름을 확인합니다.
먼저 이번 달 매출을 합산합니다. 세금계산서를 발급한 항목을 모두 더하면 됩니다. 프로젝트 A에서 300만 원, 프로젝트 B에서 500만 원, 정기 용역료 200만 원이라면 이번 달 총 매출은 1,000만 원입니다.
이어서 비용을 합산합니다. 주간 영수증 정리에서 쌓아둔 데이터를 활용합니다. 식비 50만 원, 교통비 30만 원, 외주비 100만 원, 기타 50만 원이라면 총 비용은 230만 원입니다.
매출 1,000만 원에서 비용 230만 원을 빼면 순이익 770만 원이 됩니다. 이 숫자가 실제 통장 잔고와 일치하는지를 확인합니다. 일치하지 않는다면 원인을 따져봐야 합니다. 세금계산서를 끊었지만 입금이 안 된 미수금이 있는지, 선금을 받았는데 아직 매출로 잡지 않았는지, 혹은 다음 달로 이월된 외상 비용이 있는지. 이 차이를 설명할 수 있다면, 회사의 현금 상황을 정확히 파악하고 있다는 뜻입니다.
분기별 점검: 세무 신고 준비
1월, 4월, 7월, 10월. 1인 법인 대표에게 이 네 달은 부가가치세 신고 시즌입니다. 분기가 끝날 때마다 약 1시간을 투자해서 세 가지를 점검합니다.
첫째, 부가세 미리 계산하기. 분기 매출이 1,000만 원이고 매입 관련 세액이 300만 원이면, 부가세 대상은 700만 원이고 납부할 부가세는 70만 원입니다. 이를 미리 계산해 두면 신고 시즌에 급하지 않습니다.
둘째, 간단한 손익계산서 만들기. 분기 매출, 분기 비용, 분기 순이익을 정리합니다. 이 데이터는 나중에 은행 대출이나 투자 유치를 준비할 때 기초 자료가 됩니다.
셋째, 연간 추정 세금 계산하기. 1분기 순이익이 500만 원이고 이 추세가 유지된다면, 연간 순이익은 약 2,000만 원이 됩니다. 여기에 소득세율(약 15%)을 적용하면 연간 세금은 약 300만 원입니다. 미리 파악해 두면 세금 납부용 자금을 별도로 확보할 수 있습니다.
연간 정산: 세무사와의 협업
12월 말이나 1월 초, 1~2일을 투자해서 연간 정산을 합니다. 12개월의 모든 거래를 종합하여 연간 손익계산서를 작성하는 작업입니다.
이 단계에서 대부분의 1인 법인 대표는 세무사를 찾아갑니다. 세무사가 손익계산서를 검토하고, 필요하면 수정하고, 최종 세무 신고 서류를 준비합니다. 비용은 보통 50만~100만 원 수준인데, 세무 신고를 제때 정확하게 처리하는 것이 그 비용보다 훨씬 가치가 크기 때문에 이 부분은 전문가에게 맡기는 것이 현실적인 선택입니다.
분기별로 손익 데이터를 정리해 뒀다면, 연간 정산에 드는 시간이 크게 줄어듭니다. 세무사와의 커뮤니케이션도 훨씬 수월해집니다.
이 루틴을 매달 수기로만 반복해야 할까요?
일일 5분, 주간 15분, 월간 30분, 분기별 1시간. 모두 합하면 적지 않은 시간입니다. 자동화할 수 있는 부분은 최대한 시스템에 맡기는 것이 현실적입니다.
자동화가 가능한 영역:
법인카드 사용내역 자동 수집
은행 거래내역 자동 분류
월간 매출/비용 자동 집계
부가세 자동 계산
사람이 직접 판단해야 하는 영역:
영수증의 카테고리 결정(매입인가, 비용인가, 자산 구입인가)
개인 비용과 사업 비용의 구분
세무 판단(이 비용이 공제 가능한지 여부)
결국 1인 법인 대표에게 필요한 구조는, 자동화된 데이터를 기반으로 최소한의 판단만 하면 되는 형태입니다.
클로브로 자동화된 루틴 만들기
클로브AI를 사용하면 위 루틴의 상당 부분이 자동으로 처리됩니다.
공인인증서 연동만으로 모든 은행 계좌가 연결되고, 매일 새벽 거래내역이 자동 수집됩니다. AI가 입출금 내역을 분석해 용도별로 분류하기 때문에, 대표가 직접 영수증을 카테고리별로 나눌 필요가 줄어듭니다. 영수증을 촬영하면 OCR로 금액과 카테고리를 자동 인식하기도 합니다.
매달 초 클로브를 열면 지난달 매출, 비용, 순이익이 한눈에 정리된 대시보드가 준비되어 있고, 카테고리별 지출까지 그래프로 확인할 수 있습니다. 분기별로는 부가세 계산 자동화 기능을 활용할 수 있어, 복잡한 수기 계산이 필요 없습니다.
세무사와의 협업에서도 장점이 있습니다. 엑셀 수기 데이터가 아니라 은행 거래 기반의 정확한 데이터이기 때문에, 세무사 입장에서도 검토 신뢰도가 높아집니다.
1인 법인이 경리 없이 3년, 5년을 건강하게 운영하려면, 이런 자동화된 루틴이 바탕이 되어야 합니다.
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