우리 회사 돈, 안전한가요? 중소기업 횡령 방지를 위한 현실적 대책 5가지

최근 뉴스에서 심심치 않게 들려오는 기업 내 횡령 사건, 남의 일처럼만 느껴지시나요? 특히 내부 통제 시스템이 대기업만큼 갖춰지지 않은 중소기업이나 스타트업의 경우, 한 명의 직원에게 너무 많은 권한이 집중되어 횡령의 위험에 노출되기 쉽습니다.

오늘은 거창한 시스템 도입 없이도 중소기업에서 오늘 당장 실행할 수 있는 현실적인 횡령 방지 대책 5가지를 소개해 드립니다.

1. 자금 집행과 장부 기록의 철저한 분리

가장 기본적이면서도 중요한 원칙입니다. 돈을 실제로 이체하는 사람과 그 내역을 회계 장부에 기록하는 사람이 같아서는 안 됩니다.

• 문제점: 한 사람이 OTP와 법인 인감을 모두 관리하고 장부까지 작성하면, 마음대로 자금을 유출하고 장부를 조작해 은폐하기가 매우 쉽습니다.

• 해결책: 계좌 로그인 및 이체 실행(자금 담당)과 전표 입력 및 결산(회계 담당) 업무를 반드시 분리하세요. 인건비 절감을 이유로 한 명에게 맡기는 것이 횡령의 시작점이 될 수 있습니다.

2. 직원의 순환 근무 및 강제 휴가 제도

특정 직원이 한 업무를 너무 오랫동안 독점하는 것은 위험 신호일 수 있습니다.

• 체크포인트: 8년 이상 한 자리에 머물며 휴가도 가지 않고 자리를 비우지 않는 직원이 있다면 주의 깊게 살펴봐야 합니다. 본인이 자리를 비웠을 때 부정행위가 드러날까 봐 휴가를 기피하는 경우가 있기 때문입니다.

• 해결책: 정기적인 순환 보직을 통해 업무를 교체하거나, 최소 1주일 이상의 강제 휴가를 통해 다른 직원이 해당 업무를 대신 수행하며 자연스럽게 점검이 이루어지도록 하세요.

3. 자금 담당 직원의 신변 변화에 대한 관심

횡령은 처음부터 나쁜 마음을 먹기보다, 개인적인 재정 위기나 유혹이 생길 때 발생하는 경우가 많습니다.

• 관찰 필요 사항: 급여 수준에 맞지 않는 갑작스러운 고가 사치품 구입, 아파트 평수 확대, 도박이나 주식 투자 실패 등 직원의 생활 패턴에 급격한 변화가 있는지 관심을 가져야 합니다.

• 핵심: 이는 단순한 사생활 침해가 아니라, 경영진이 직원과 소통하며 리스크를 사전에 감지하는 과정입니다.

4. 거래처 채권 잔액 조회 실시

회사의 자산이 장부상에만 존재하는 것은 아닌지 정기적으로 확인해야 합니다.

• 실행 방법: 1년에 한 번이라도 주요 거래처에 "우리가 받을 돈(매출채권)이 이만큼인데 맞습니까?"라고 직접 확인하는 절차를 거치세요.

• 효과: 대표자가 직접 채권 관리에 관심을 갖고 있다는 신호를 주는 것만으로도 담당 직원의 부정 동기를 크게 억제할 수 있습니다.

5. 자금 지출 전용 별도 통장 개설

돈이 들어오는 통장과 나가는 통장을 하나로 관리하면 흐름을 파악하기 어렵습니다.

• 운영 방식: 매출이 입금되는 통장과 급여·운영비가 나가는 통장을 분리하세요. 지출용 통장에는 필요한 만큼만 이체하여 사용하고, 불시에 계좌 잔액과 장부를 대조하는 습관을 들여야 합니다.

💡 횡령 방지 핵심 요약표

마치며: 경영진의 의지가 최고의 방책입니다

아무리 좋은 시스템을 갖추어도 경영진이 무관심하면 횡령의 틈은 생기기 마련입니다. "설마 우리 직원이?"라는 믿음보다는, "건강한 견제가 직원을 보호한다"는 마음가짐으로 위의 5가지 방법을 실천해 보시기 바랍니다. 경영진의 적극적인 관심과 실행 의지가 우리 회사의 소중한 자산을 지키는 가장 강력한 방패입니다.