전표는 왜 작성할까? 전표의 목적과 작성 흐름까지 한 번에 정리

회계 업무의 궁극적인 목적은 올바른 재무제표를 작성하는 데 있습니다. 다만 재무제표는 1년 동안 발생한 모든 거래를 집계한 결과물일 뿐, 개별 거래가 언제, 왜, 누구와 발생했는지까지는 알기 어렵습니다.

전표는 이러한 한계를 보완하기 위해 거래 발생 시점의 내용을 기록하는 문서로, 회계 기록의 출발점에 해당합니다.

재무제표만으로는 알 수 없는 것들

재무제표는 일정 기간의 회계 결과를 요약한 자료입니다. 따라서 다음과 같은 정보는 재무제표만으로 확인하기 어렵습니다.

• 거래가 발생한 정확한 시점

• 거래의 구체적인 내용과 발생 사유

• 거래 상대방

• 해당 거래가 어떤 판단에 의해 처리되었는지

이러한 정보는 거래가 발생한 당시 기록하지 않으면 이후에는 확인하기가 쉽지 않습니다.

전표 작성이 필요한 이유

전표는 일기처럼 거래가 발생할 때마다 기록하는 회계 문서입니다.

각 거래를 전표로 남김으로써 다음과 같은 흐름이 만들어집니다.

• 거래 발생

• 전표 작성

• 전표를 기초로 총계정원장 작성

• 총계정원장을 기초로 시산표 작성

• 시산표를 바탕으로 재무제표 작성

즉, 전표는 재무제표로 이어지는 회계 흐름의 가장 기초 단계에 해당합니다.

전표 작성이 중요한 이유

전표 작성 단계에서 기록이 잘못되면 이후 단계에서 이를 바로잡기 어렵습니다.

전표 → 장부 → 재무제표로 이어지는 구조상, 초기 기록이 어긋나면 올바른 재무제표를 만들 수 없습니다.

따라서 전표는 단순한 기록이 아니라, 전체 회계 결과의 신뢰도를 좌우하는 핵심 요소입니다.

전표의 또 다른 역할: 내부 관리와 결제 기능

전표에는 일반적으로 상급자의 확인을 위한 결제란이 포함되어 있습니다.

이는 전표가 단순한 기록 문서를 넘어, 내부 관리 수단으로 활용된다는 의미입니다.

전표를 통해 다음과 같은 기능이 수행됩니다.

• 거래 발생 사실을 상급자에게 보고

• 비용·자산·수익 발생에 대한 승인 절차

• 회사 내부에서 발생한 상황을 공유

결제 과정을 거친 전표는 단순 기록이 아니라, 관리와 통제의 수단이 됩니다.

전표의 핵심 기능 정리

전표는 크게 두 가지 목적을 가집니다.

1. 올바른 장부 작성을 위한 기초 자료

   • 거래 내용을 체계적으로 기록

   • 계정과목 선택의 근거 제공

2. 결제를 통한 내부 관리 수단

   • 거래 발생 사실 보고

   • 승인과 책임 소재 명확화

이 두 가지 기능이 결합되면서, 전표는 회계 업무 전반에서 중요한 역할을 하게 됩니다.

전표는 어떻게 작성해야 할까?

전표 작성 시에는 다음 사항을 명확히 기재하는 것이 중요합니다.

• 거래 발생 일자

• 차변·대변 계정과목

• 금액

• 거래 내용에 대한 간단한 설명

• 관련 증빙 자료

전표는 외부 제출용 문서가 아니기 때문에 회사 상황에 맞게 양식을 구성할 수 있으나, 거래의 맥락을 파악할 수 있을 정도의 정보는 반드시 포함되어야 합니다.

전표를 바라보는 실무적 관점

전표는 겉보기에는 단순히 표가 들어 있는 종이처럼 보일 수 있습니다. 그러나 실제로는 회계 기록의 출발점이자, 내부 관리와 통제를 동시에 수행하는 문서입니다.

거래가 누적될수록 기록의 중요성은 더 커집니다.