기업이 성장 단계에 접어들면 경영진은 불가피하게 딜레마에 마주하게 됩니다. 창업 초기에는 상호 신뢰와 열정만으로도 조직이 운영되었지만, 규모가 커지고 인력이 늘어날수록 사람에게 의존한 관리 방식은 한계에 부딪히기 때문입니다.
딜로이트 안진회계법인 등 주요 감사기관의 내부통제 분석에 따르면, 횡령과 같은 자금 사고는 감시 소홀보다는 시스템의 부재에서 기인하는 경우가 대부분입니다. 결국 내부통제란 직원을 의심하는 과정이 아닙니다. 오히려 우리 구성원들이 불필요한 오해 없이 본연의 업무에만 집중할 수 있도록 돕는, 경영진의 세심한 배려이자 안전장치입니다.
회계의 투명성은 기업의 신용을 높이고, 더 나아가 성공적인 투자 유치와 지속 가능한 성장을 이끄는 밑거름이 됩니다. 2026년, 더욱 건강하고 신뢰받는 조직을 만들기 위해 대표님께서 꼭 챙기셔야 할 자금 관리 가이드를 전해드립니다.
업무 분담과 상호 견제
효율적인 조직 운영을 위해서는 적절한 권한 위임이 필수적입니다. 하지만 특정 개인에게 과도한 권한이 집중되는 것은 리스크 관리 차원에서 지양해야 합니다. 업무 분담은 내부통제의 가장 기본이 되는 원칙으로, 구성원들이 서로를 자연스럽게 크로스 체크할 수 있는 안전한 프로세스를 설계하는 것이 핵심입니다.
자금 보관과 기록의 분리
자금 관리의 대원칙은 보관과 기록의 분리입니다. 통장, OTP, 법인 인감을 관리하며 실제 자금 이체를 실행하는 자금 담당자와 해당 거래 내역을 회계 장부에 기록하는 회계 담당자는 반드시 분리되어야 합니다. 만약 한 직원이 자금 집행과 장부 기록을 동시에 수행한다면, 실수나 고의적인 오류가 발생했을 때 이를 수정하거나 은폐하기 쉬운 구조가 만들어지기 때문입니다.
승인권과 집행권의 이원화
지출을 결정하는 결재권자와 실제로 자금을 집행하는 담당자를 나누어 운영하는 것이 좋습니다. 모든 자금 지출은 사전에 승인된 건에 대해서만 이루어져야 하며, 사후에는 승인된 내역과 실제 집행된 내역이 일치하는지 제3자가 검증하는 절차를 두어 투명성을 확보해야 합니다.
소규모 조직을 위한 현실적 대안
인력이 제한적인 중소기업이나 스타트업의 경우, 이상적인 업무 분담이 현실적으로 어려울 수 있습니다. 이러한 경우에는 최종 승인권자인 대표이사가 마지막 통제 장치 역할을 수행해야 합니다. OTP나 공인인증서 등 중요 보안 매체는 대표이사가 직접 관리하거나, 자금 이체 시 최종 승인 절차를 시스템적으로 설정하여 리스크를 보완하는 것이 좋습니다. 또한 매일 아침 전 일자 자금 일보를 보고받되, 내부 장부가 아닌 은행의 실제 거래 내역과 대조하는 습관을 들이시길 권장합니다.
정기적인 자금 모니터링
자금 사고는 어느 날 갑자기 발생하는 것이 아니라, 관리의 사각지대에서 발생한 작은 이상 징후가 방치되면서 점차 규모가 커지는 경향이 있습니다. 따라서 특정 시점의 감사보다는 정기적이고 체계적인 자금 모니터링 프로세스를 구축하여, 현금 흐름의 투명성을 상시 확보하고 잠재적 리스크를 조기에 차단하는 것이 중요합니다.
물리적 접근 통제 강화
법인 인감, 법인 카드, 통장, 보안카드 등 중요 자산에 대한 물리적 접근 권한을 체계적으로 관리해야 합니다. 사용 대장을 비치하여 누가, 언제, 어떤 목적으로 사용했는지 기록을 남기고, 관리자가 정기적으로 실물을 확인하는 절차가 필요합니다. 특히 최근에는 디지털 금융 거래가 주를 이루므로, 인증서 관리 책임자를 명확히 지정하고 비밀번호를 주기적으로 변경하는 등 보안 수칙을 준수해야 합니다.
금융감독원 가이드라인 기반 7대 핵심 체크포인트
금융감독원의 내부통제 가이드라인에 따라, 경영진이 현장에서 즉시 점검하고 개선할 수 있는 7가지 핵심 실천 사항을 정리했습니다. 이를 통해 우리 회사의 보안 수준을 진단해 보시기 바랍니다.
자금 담당과 회계 담당 분리
자금 관리(집행)와 장부 기록(회계) 업무를 한 명이 전담하지 않도록 분리하십시오. 인력 여건상 어렵다면 관리자의 승인 절차를 강화해야 합니다.
불시 현금 및 통장 점검
사전에 예고된 정기 감사 외에도, 예고 없는 불시 점검을 통해 실제 현금 잔액과 통장 잔액이 장부와 일치하는지 확인하십시오.
휴면계좌 즉시 해지
사용하지 않는 계좌는 자금 흐름을 불투명하게 만들 수 있습니다. 거래처별 목적 계좌 등 필수 계좌만 남기고 나머지는 정리하십시오.
출금 시 관리자 승인 절차
자유로운 계좌이체를 제한하고, 사전에 등록된 계좌로만 이체를 허용하거나 일정 금액 이상 출금 시 대표이사에게 알림이 가도록 설정하십시오.
중요 물품 별도 보관
통장, 법인카드, 인감, 유가증권 등은 각각 다른 담당자가 관리하거나 금고에 별도로 보관하여 상호 견제가 가능하게 하십시오.
업무 순환 배치
한 직원이 동일한 재무 업무를 장기간 수행하지 않도록 3~5년 주기로 업무를 교체하여 리스크를 분산하십시오.
외부 감사 적극 활용
외부 회계 감사를 단순한 요식 행위로 여기지 말고, 전문가의 시각을 빌려 회사의 재무 상태와 내부통제 시스템을 객관적으로 점검받는 기회로 활용하십시오.
시스템으로 구축하는 투명한 자금 관리
과거에는 담당자의 정직함과 윤리의식이 자금 관리의 핵심이었습니다. 하지만 2026년의 자금 관리는 시스템을 통해 데이터의 무결성을 기술적으로 보장받는 방향으로 나아가야 합니다. 수기로 작성되는 엑셀 장부는 수정과 삭제가 자유로워, 데이터의 신뢰성을 온전히 담보하기에는 구조적인 한계가 있기 때문입니다.
이제는 인위적인 데이터 개입을 최소화하고, 자금의 흐름을 투명하게 관리하는 디지털 전환이 필요한 시점입니다. 금융 기관의 실제 데이터와 회사의 회계 데이터를 실시간으로 연동하여, 조작이 불가능한 투명한 관리 환경을 구축하는 것이 중요합니다.
클로브AI를 통한 스마트한 내부통제
대규모 ERP 시스템 구축이 부담스러운 중소기업 및 스타트업에게는 자금 관리 솔루션 클로브AI가 합리적이고 실효성 있는 대안이 될 수 있습니다.
실시간 자금 흐름 자동화 파악
클로브AI는 전 은행 계좌, 법인카드, 홈택스 데이터를 실시간으로 연동하여 통합 대시보드를 제공합니다. 경영진은 언제 어디서든 회사의 자금 흐름을 한눈에 파악할 수 있어, 불필요한 자금 유출이나 이상 징후를 신속하게 인지할 수 있습니다.
증빙과 거래 내역 매핑
자금 집행의 투명성을 높이기 위해 실제 통장 출금 내역과 세금계산서, 현금 영수증 등의 적격 증빙을 1:1로 자동 매핑합니다. 이를 매일 아침 회사의 자금 현황을 요약해 이메일/ 카카오톡으로 자동 발송합니다.
세밀한 역할 관리와 자산 접근 제어
클로브AI는 단순한 관리자/사용자 구분을 넘어, 기능과 자산이라는 두 가지 축을 기반으로 한 고도화된 권한 관리 시스템을 제공합니다.
먼저 권한 관리를 통해 사용자가 수행할 수 있는 업무 범위(조회, 라벨링, 정산 등)를 제어하고, 자산 관리를 통해 사용자가 접근할 수 있는 데이터(특정 은행 계좌, 법인 카드 등)를 제한할 수 있습니다. 예를 들어, 회계 담당자에게는 거래내역 조회 권한과 특정 운영 계좌에 대한 접근 권한만 부여하는 식으로 업무에 꼭 필요한 권한만 할당하는 것이 가능합니다.
이러한 이중 통제 구조는 불필요한 정보 접근을 원천 차단하여 시스템적인 업무 분담을 실현합니다. 또한 모든 데이터의 수정 이력은 로그(Log)로 기록되어, 투명한 감사 추적을 가능하게 하고 데이터 조작의 위험을 방지합니다.
신뢰는 검증을 통해 완성됩니다
우리 회사는 문제없다는 막연한 믿음보다, 우리 시스템은 안전하다는 데이터 기반의 확신이 경영자와 구성원 모두를 보호하는 가장 확실한 울타리가 됩니다. 이제 클로브AI와 함께 투명한 자금 관리 체계를 구축하여 리스크를 예방하세요. 조직 내부의 단단한 신뢰를 바탕으로 귀사가 지속 가능한 성장을 이뤄가는 과정에 클로브AI가 핵심 파트너로 함께하겠습니다.