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1. 소모품(MRO)의 정의와 관리의 난점
MRO(Maintenance, Repair, and Operations)는 기업이 제품 생산에 직접 투입되지는 않지만, 사업 운영을 위해 필수적인 소모품(사무용품, 공구, 청소용품, 소모성 부품 등)을 의미합니다. MRO는 품목 수가 방대하고 단가가 낮아 '자산으로 관리할지, 즉시 비용 처리할지'에 대한 의사결정이 필요합니다.
2. 구매 즉시 비용 처리 vs ERP 입고 후 자산 처리
회계 규정상 소모품은 사용 시점에 비용(소모품비)으로 처리하는 것이 원칙이나, 실무적으로는 중요성에 따라 두 가지 방식을 선택합니다.
즉시 비용 처리
방식: 물건을 구매하고 대금을 지급하는 시점에 바로 '소모품비' 계정으로 처리합니다.
장점: 회계 처리가 매우 간편하며 별도의 재고 관리가 필요 없습니다.
적용: 단가가 낮고 수시로 소비되는 필기구, 복사용지, 청소도구 등에 적합합니다.
ERP 입고 후 사용 시 비용 처리
방식: 일단 '소모품'이라는 자산 계정으로 입고 처리한 뒤, 현장에서 실제 사용할 때 출고 처리를 하며 비용화합니다.
장점: 정확한 재고 파악이 가능하며, 부서별 사용량 통계 및 부정 사용 방지가 가능합니다.
적용: 고가의 스페어 파트(부품), 대량 구매하여 장기간 사용하는 비품 등에 적합합니다.
3. 기업 상황에 맞는 선택 기준 (Checklist)
어떤 방식을 택해야 할지 고민된다면 아래 표의 기준을 참고하세요.
구분 | 즉시 비용 처리 권장 | ERP 입고 관리 권장 |
품목 중요도 | 중요도 낮음 (C-Class) | 중요도 높음 (A/B-Class) |
단가 | 소액 (예: 건당 10만 원 미만) | 고액 또는 관리 필요 품목 |
회계 목적 | 결산 편의성 우선 | 정확한 월별 손익 및 재고 파악 |
관리 인력 | 부족함 | 전담 관리자 또는 창고 있음 |
추천 품목 | 사무용품, 탕비실 용품 | 기계 부품, 고가 전산 소모품 |
4. ERP를 통한 효율적인 MRO 관리 프로세스
효율적인 관리를 원한다면 '혼합 방식'을 추천합니다.
일반 소모품 (즉시 비용)
구매 주문(PO) 단계에서 계정과목을 바로 '소모품비'로 지정하여 입고와 동시에 비용이 반영되도록 설정합니다.
중요 소모품 (재고 관리)
입고: 수량과 단가를 ERP에 기록하여 자산(재고)으로 보유합니다.
출고: 현업 부서에서 요청 시 ERP에서 '출고 처리'를 진행하며, 이때 해당 부서의 비용으로 귀속시킵니다.
실사: 정기적인 재고 조사를 통해 전산 수량과 실물 수량을 맞춥니다.
자주 묻는 질문(FAQ)
세무상으로 즉시 비용 처리가 문제가 되지는 않나요?
금액이 크지 않고 매년 반복적으로 발생하는 소모성 지출이라면 세무상 '수익적 지출'로 보아 즉시 비용 처리가 가능합니다. 다만, 금액이 크고 내용 연수가 1년 이상인 장비 성격이라면 비품(자산)으로 잡아 감가상각해야 합니다.
ERP에서 입고 처리 없이 비용 처리하면 재고 확인이 아예 안 되나요?
네, 입고 처리를 생략하면 시스템상 재고 수량은 관리되지 않습니다. 만약 수량 관리가 필요하다면 '비용 처리용 입고' 기능을 지원하는 ERP를 사용하거나, 별도의 수량 관리 대장을 운영해야 합니다.
연말에 남은 소모품은 어떻게 하나요?
원칙적으로는 기말 실사를 통해 미사용분은 자산으로 돌려놓아야(결산 수정 분개) 합니다. 하지만 그 금액이 전체 자산 대비 미미하다면 중요성 원칙에 따라 그대로 비용으로 확정 짓는 경우가 많습니다.
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