"재고 확인하러 창고 가지 마세요" 재고 부족 시 슬랙·카톡으로 자동 발주 알림 받는 ERP 활용법

1. 수동 재고 확인의 한계와 자동 알림의 필요성

매일 아침 담당자가 창고에 가서 수량을 확인하거나, 엑셀 시트를 하나하나 대조하는 방식은 휴먼 에러의 가능성이 큽니다. 특히 생산에 필수적인 자재가 예고 없이 품절될 경우 생산 라인이 멈추는 막대한 손실을 초래할 수 있습니다.

이제는 ERP 시스템과 협업툴(Slack, Teams, 잔디 등)을 연동하여, 재고가 일정 수준 이하로 떨어지는 즉시 구매 담당자에게 푸시 알림을 보내는 시스템이 표준으로 자리 잡고 있습니다.

2. 스마트한 자동 알림 시스템 구축 3단계

[1단계] 품목별 안전재고(Safety Stock) 설정

모든 품목에 동일한 기준을 적용하는 대신, 리드타임과 중요도(ABC 분석)에 따라 적정 재고 수준을 설정합니다.

• 설정 기준: (일일 평균 사용량 × 리드타임) + 안전 계수

[2단계] ERP와 협업툴 API 연동

ERP의 재고 현황 데이터와 협업툴의 Webhook API를 연결합니다. 시스템이 실시간으로 수량을 모니터링하다가 설정된 임계치 미만으로 떨어지는 순간 이벤트를 발생시킵니다.

[3단계] 알림 메시지 자동화 및 구매 요청(PR) 연동

단순한 알림을 넘어, 메시지 내에 [즉시 발주] 버튼을 포함하여 클릭 한 번으로 구매 요청서 초안이 생성되도록 프로세스를 최적화합니다.

3. 협업툴 연동 시 얻게 되는 실무적 이점

4. 우리 회사에 맞는 알림 시나리오 설계 팁

생산 긴급 자재 (A-Class)

재고가 안전재고의 120% 수준일 때 1차 경고, 100% 도달 시 즉시 알림을 발송하고 구매 팀장에게까지 동시 공유되도록 설정합니다.

소모성 자재 (MRO)

매주 월요일 오전, 일주일간 소비될 것으로 예상되는 수량 대비 부족분이 있는 품목 리스트를 요약 보고서 형태로 전송받습니다.

장기 미교체 품목

6개월 이상 움직임이 없는 재고가 발생하면 관리자에게 알림을 보내어 재고 자산이 묶이는 것을 방지합니다.

자주 묻는 질문(FAQ)

협업툴 연동을 위해 별도의 개발자가 필요한가요?

최근 출시된 많은 ERP 시스템(예: 이카운트, 영림원, SAP B1 등)은 협업툴 연동을 위한 기본 커넥터를 제공합니다. 복잡한 코딩 없이 설정 메뉴에서 Webhook URL만 입력하면 바로 사용할 수 있는 경우가 많습니다.

알림이 너무 자주 와서 업무에 방해되지는 않을까요?

알림의 빈도는 '임계치' 설정에 달려 있습니다. 정말 중요한 품목에 대해서만 실시간 알림을 설정하고, 일반 소모품은 하루 한 번 '요약 알림'으로 받도록 설정하면 업무 효율을 유지할 수 있습니다.

안전재고 설정 수치는 고정해서 사용해야 하나요?

아니요. 계절성 수요나 시장 상황에 따라 리드타임이 변할 수 있으므로, 분기에 한 번씩 ERP의 과거 소요 데이터를 분석하여 안전재고 수치를 업데이트해 주는 것이 좋습니다.

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